Stadtverwaltung Radolfzell spart viel Zeit dank GoSpeech Transkription

Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle des Gemeinderats Radolfzell sind u.a. verantwortlich für die Organisation und Durchführung der regelmäßig stattfindenden Gemeinderatssitzungen. Dazu gehört auch die anschließende Protokollerstellung der Gremiensitzungen, die bislang ausschließlich manuell erfolgte.

„Wir haben sämtliche Audioaufnahmen bislang per Hand transkribiert“, erklärt Selina Buchwald. „Laut  Gemeindeordnung sind wir dazu verpflichtet, die Protokolle innerhalb eines Monats zur Verfügung zu stellen – eine Aufgabe, die sehr viel Zeit in Anspruch genommen hat.“

Hauptargument für die Anschaffung einer Transkriptionssoftware war die Entlastung des Teams in der Geschäftsstelle. Man hat sich aus zweierlei Gründen für GoSpeech entschieden:

Zum einen überzeugte die Expertise von GRUNDIG Business System –  das Unternehmen war an der Projektentwicklung von SPEAKER, einer Sprachassistenzplattform „Made in Germany“, des Fraunhofer Instituts beteiligt –  zum anderen die hohe Datensicherheit durch den Standort Deutschland. GoSpeech läuft ausschließlich auf deutschen Servern, ist somit absolut DSGVO-konform. 

In der Geschäftsstelle des Gemeinderats Radolfzell wurde GoSpeech Enterprise als Cloud-Lösung implementiert, da sie so flexibel skalierbar ist. „Die Software wird vor unserer Firewall in der sicheren Security-Umgebung von GBS ausgeführt“, erklärt Frank Perchtold.

Selina Buchwald  ergänzt: „Besonders positiv für uns war die sehr schnelle Projekteinführung. GoSpeech konnte während des laufenden Betriebs eingerichtet werden, ohne unsere Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.“ Die Transkriptionssoftware wurde zunächst an die Anforderungen des Teams der Geschäftsstelle angepasst und in einem One-to-One-Meeting via Zoom mit einem Mitarbeiter von GRUNDIG Business Systems umgesetzt.

In Radolfzell werden die Gemeinderatssitzungen nun seit Juli 2023 in Form von Audiodateien im WAV-Format von GoSpeech automatisch transkribiert. „Die Zusammenarbeit mit GRUNDIG Business Systems verlief sehr professionell.

„Wir haben unser Hauptziel erreicht: Eine enorme Zeitersparnis bei der Protokollerstellung sowie eine Qualitätssteigerung dank der sehr hohen Genauigkeit der Transkriptionssoftware. Die um ein Vielfaches effizientere Arbeitsweise verschafft uns mehr Kapazitäten für unsere Kernbereiche“, sagt Selina Buchwald. „Kolleginnen und Kollegen konnten wir bereits von unseren guten Erfahrungen mit GoSpeech berichten und ihnen die Software bei uns vor Ort vorstellen – mit durchwegs positivem Feedback.“

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