Rédiger un compte rendu de séance – c'est plus facile ainsi

La rédaction de comptes rendus de réunions fait partie de vos responsabilités ? Un défi que vous aimeriez transmettre à vos collègues ? Une tâche que vous considérez peut-être comme superflue, car les procès-verbaux disparaissent de toute façon sans être lus dans des archives d'e-mails quelconques ?

Ce n'est pas tout à fait exact: rédiger des comptes rendus de réunion est tout à fait utile, car toutes les personnes présentes et même les collègues qui n'ont pas pu participer à la réunion peuvent y lire les contenus essentiels, les décisions prises et les prochaines étapes et mesures qui en découlent.
Ce qui est exact: Effectuer le compte-rendu d'une réunion peut s'avérer être très laborieux si l'on s'attelle à la tâche sans préparation.

a)  Les comptes rendus verbaux ne sont plus que rarement demandés. Comme son nom l'indique, un compte-rendu verbal reproduit exactement le déroulement chronologique d'une réunion. Sa rédaction est très fastidieuse, car le rédacteur du procès-verbal doit saisir mot par mot avec une concentration maximale. Autrefois, on utilisait la sténographie, mais aujourd'hui, on peut s'aider d'enregistrements audio.

b)Le compte-rendu du déroulement de la réunion permet de consigner les principales déclarations faites par les différents participants dans le cadre de la réunion. Il comprend l'essentiel des discussions et des débats, afin de documenter le déroulement de la réunion, y compris les arguments contradictoires, jusqu'à la prise de décision.

c) Les comptes rendus de résultats ou les relevés de décisions fournissent les informations essentielles d'une réunion sous  forme d'un aperçu des décisions prises et des votes. Bien que l'élaboration d'un compte rendu des résultats pendant la réunion demande moins d'efforts, la saisie et la compilation des contenus essentiels d'une conférence longue et complexe avec plusieurs intervenants n'est pas une tâche facile.

a) Informez-vous à l'avance sur les points prévus à l'ordre du jour de la réunion. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec les sujets et suivre plus facilement les discussions.

b) Créez un modèle qui offre déjà une structure générale. Cela comprend la date, l'heure et le lieu de la réunion ainsi que les noms de tous les participants. Listez les différents points de l'ordre du jour et inscrivez vos notes de discussion en rapport avec ceux-ci. Vous obtiendrez ainsi un certain ordre de base qui vous permettra de garder une vue d'ensemble plus tard.

C'est maintenant que se pose le véritable défi. N'essayez pas de noter mot à mot, vous risqueriez de perdre le fil. Notez de courts points clés avec les déclarations essentielles. Si vous n'avez pas saisi quelque chose, posez tout de suite des questions. Si possible, engagez la conversation. Pour ce faire, vérifiez au préalable si tout le monde est d'accord et testez la qualité et le meilleur emplacement pour votre appareil d'enregistrement ou le microphone.

Il est préférable de commencer à rédiger le procès-verbal de la réunion immédiatement à la fin, car vous aurez alors encore en tête ce qui a été dit. Et n'oubliez pas: vous n'obtiendrez pas de prix littéraire pour la rédaction d'un compte rendu de réunion - les comptes rendus doivent restituer les informations de manière objective, claire et compréhensible. Évitez les embellissements inutiles et les longues phrases à rallonge, préférez les formulations brèves et percutantes.
Si vous avez enregistré la conversation, vous pouvez vous épargner une transcription manuelle laborieuse en utilisant un logiciel de transcription basé sur la reconnaissance vocale. GoSpeech vous fournit la transcription de votre enregistrement audio en quelques minutes. Les premières étapes de post-traitement, telles que la correction des termes techniques, peuvent être effectuées confortablement dans l'éditeur de GoSpeech, où vous pouvez rédiger rapidement et facilement votre compte rendu de réunion à l'aide de la deuxième fenêtre d'édition. Pour ce faire, il vous suffit de glisser-déposer les déclarations pertinentes dans la deuxième fenêtre de l'éditeur. Vous pouvez également exporter le texte directement dans votre programme de traitement de texte habituel et l'éditer.

Avant de distribuer votre procès-verbal de réunion à tous les collaborateurs, demandez-leur de le valider. Il se peut que des retouches ou des compléments soient nécessaires.

Rédiger des comptes rendus de réunion est un véritable défi pour de nombreuses personnes. Écouter, comprendre et prendre des notes en même temps requièrent une bonne concentration et aussi un peu d'entraînement. Mais avec une préparation et un suivi adéquats, cette tâche devient moins effrayante. GoSpeech est un outil utile à cet égard : il vous suffit d'enregistrer la réunion et de laisser le logiciel de transcription convertir ensuite l'enregistrement audio en texte.

Vous êtes souvent chargé de rédiger des comptes rendus de réunions ? Réduisez votre charge de travail - profitez dès maintenant de la possibilité d'essayer gratuitement GoSpeech et laissez notre logiciel de transcription transcrire vos enregistrements audio.

Essayer GoSpeech maintenant