Rapport de référence : l'administration municipale d'Ostfildern optimise la tenue des procès-verbaux avec le logiciel de transcription GoSpeech
dernière mise à jour le 19. juin 2024
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Municipalité d'Ostfildern
Secrétariat du conseil municipal, Christa Barth (responsable de secteur)
L'administration municipale d'Ostfildern optimise la tenue des procès-verbaux grâce au logiciel de transcription GoSpeech
Jusqu'à présent, les réunions du conseil municipal étaient consignées sur place dans l'administration de la ville d'Ostfildern, puis transcrites à l'aide d'enregistrements audio - un processus qui prenait énormément de temps, en particulier pour les réunions d'une durée moyenne de 3 heures et les interventions de plus de 30 personnes. Selon le § 38(2) du règlement communal du Bade-Wurtemberg, les procès-verbaux doivent être portés à la connaissance du conseil municipal dans un délai d'un mois. Il est donc essentiel pour la municipalité de produire les textes en temps voulu.
On cherchait d'urgence une reconnaissance vocale pour transcrire plus rapidement les interventions de grands groupes de personnes. "GoSpeech reconnaît plusieurs locuteurs et permet de sauvegarder des mots spécifiques, comme les noms propres, pour des utilisations futures. Lors de l'édition de la transcription, nous pouvons utiliser notre pédale de commande déjà présente dans l'application. Ces fonctions ont considérablement amélioré nos processus de travail", raconte Christa Barth, responsable de domaine au bureau du conseil municipal.
La salle de réunion est équipée de microphones individuels. Il suffit donc d'enregistrer le son dans GoSpeech par la suite. Cela fonctionne si bien que l'on envisage déjà d'utiliser la reconnaissance vocale dans d'autres domaines administratifs.
La collaboration et en particulier l'encadrement par l'équipe de Grundig Business Systems au cours du projet sont jugés "très bons". "En cas de problèmes ou de questions, notre service clientèle s'est toujours occupé immédiatement de notre demande. La première formation a également été effectuée très tôt, de sorte que nous nous sentons très bien entourés", déclare Christa Barth.
Photo : Ville d'Ostfildern/Schöniger
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