Transférer automatiquement des fichiers audio vers GoSpeech : voici comment fonctionne le nouveau GoSpeech Mover

Les réunions, séances, négociations ou notes vocales personnelles contiennent souvent des informations importantes qui doivent ensuite être consignées et traitées. GoSpeech permet de transcrire automatiquement ces enregistrements audio. Jusqu’à présent, il fallait toutefois sélectionner au préalable les fichiers concernés et les télécharger manuellement.

Le nouveau GoSpeech Mover simplifie ce processus : il surveille un dossier prédéfini et transfère automatiquement les nouveaux fichiers audio vers GoSpeech. Dès qu’un enregistrement est enregistré dans ce dossier, le processus de traitement se lance – sans qu’il soit nécessaire de télécharger manuellement le fichier à chaque fois.

Un dossier comme lien direct vers GoSpeech
GoSpeech Mover surveille un dossier défini, associé au compte GoSpeech personnel. Les nouveaux fichiers audio sont automatiquement détectés, transférés vers GoSpeech et mis à disposition pour la transcription. GoSpeech s’intègre ainsi de manière flexible dans les processus d’enregistrement et de documentation existants. La seule condition est que l’enregistrement soit enregistré dans le dossier surveillé.

Cas d'utilisation n° 1 : connecter directement les systèmes d'enregistrement existants à GoSpeech
De nombreuses salles de réunion, d'audiences et de concertation sont déjà équipées du matériel d'enregistrement nécessaire. Le logiciel associé enregistre les conversations et stocke automatiquement les fichiers audio dans un dossier défini. Si ce dossier est associé à GoSpeech Mover, les nouveaux fichiers sont transférés directement vers GoSpeech pour être transcrits, sans modifier le processus d’enregistrement existant. Cette solution est particulièrement adaptée aux enregistrements impliquant plusieurs intervenants, par exemple dans les salles de réunion et de conseil municipal, les tribunaux, les commissions, les salles de conférence, lors d’entretiens, d’ateliers ou de formations. Des logiciels tels que DigtaSoft Pro, Audacity ou d’autres enregistreurs audio permettent de définir un emplacement de stockage fixe pour les enregistrements. Si le dossier surveillé est utilisé à cette fin, on obtient un processus continu : enregistrer, sauvegarder et faire transcrire automatiquement.

Cas d'utilisation n° 2 : transfert d'enregistrements provenant d'enregistreurs vocaux mobiles
Les fichiers audio provenant d'enregistreurs vocaux mobiles peuvent également être traités via GoSpeech Mover. Citons par exemple le Digta 7 de Grundig Business Systems. Une fois l'enregistrement terminé, l'enregistreur vocal est connecté à l'ordinateur. Le DSS Mover permet de définir dans quel dossier les dictées doivent être enregistrées lors du transfert. Si l'on sélectionne le dossier surveillé par GoSpeech Mover, les fichiers audio sont ensuite automatiquement transférés vers GoSpeech. L'utilisateur n'a donc pas besoin de sélectionner et de télécharger le fichier dans GoSpeech. Le transfert s'effectue en arrière-plan via le dossier de stockage défini. Ce processus est particulièrement pratique pour les personnes qui enregistrent des conversations, des réflexions ou des notes lors de leurs déplacements à l’aide d’un dictaphone mobile et qui souhaitent traiter ces contenus ultérieurement sous forme de texte.

Cas d'utilisation n° 3 : traiter des fichiers audio provenant de pièces jointes d'e-mails
GoSpeech Mover est particulièrement pratique pour les personnes qui travaillent souvent en déplacement. Les conversations ou les notes vocales peuvent être enregistrées avec un smartphone et envoyées vers leur propre boîte e-mail. Le traitement commence alors que la personne est encore en déplacement. À son retour, la transcription est, dans l'idéal, prête à être vérifiée, modifiée ou transmise. Grâce à l’automatisation des e-mails, il est possible de définir quelles pièces jointes doivent être traitées, par exemple en fonction de l’expéditeur, de l’objet, du format de fichier ou du nom de fichier. Ainsi, un fichier MP3 peut par exemple être automatiquement enregistré dans un dossier prédéfini. Dès qu’il y est stocké, GoSpeech Mover le transfère vers GoSpeech. Dans les environnements Microsoft, ce processus peut être mis en œuvre avec Power Automate ou Power Automate for Desktop. Power Automate for Desktop est déjà intégré à Windows 11 sans frais supplémentaires. D’autres programmes de messagerie peuvent également être intégrés, selon le logiciel, via des extensions, des scripts ou des solutions d’automatisation externes. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires.

Ce workflow convient par exemple pour :

    Les notes de conversation après un rendez-vous client
    Les notes vocales personnelles pendant un déplacement professionnel
    Les entretiens ou les rendez-vous sur site

Ainsi, GoSpeech Mover ne se contente pas de raccourcir le processus de transcription. Il met également à profit les temps de trajet et d'attente pour traiter automatiquement l'enregistrement et permet de se lancer plus rapidement dans la suite du travail de documentation.

Intégration flexible dans les processus existants
GoSpeech Mover n'est pas lié à un logiciel d'enregistrement particulier ni à un périphérique d'enregistrement spécifique. L'essentiel est que le fichier audio généré soit enregistré dans le dossier préalablement défini. Cela permet de connecter les sources les plus diverses à GoSpeech, par exemple des logiciels audio et d’enregistrement, des solutions de réunion et de conférence, des dictaphones mobiles ou encore des lecteurs réseau et des dossiers partagés. Les entreprises et les organisations peuvent ainsi adapter le GoSpeech Mover à leurs procédures existantes, sans avoir à modifier complètement leurs processus.

Moins de travail manuel, un traitement plus rapide
Lorsque de nombreux enregistrements doivent être transcrits régulièrement, le temps consacré à la sélection manuelle et au téléchargement des fichiers individuels finit par s’accumuler. GoSpeech Mover réduit ces tâches récurrentes. Concrètement, cela signifie que les fichiers audio n’ont pas besoin d’être téléchargés un par un dans GoSpeech et que les nouveaux enregistrements sont détectés automatiquement. Les processus d’enregistrement existants peuvent être réutilisés, tandis que différentes sources d’enregistrement peuvent être regroupées via un dossier central. Un autre avantage réside dans le fait que les fichiers sont disponibles plus rapidement pour la transcription et le traitement, et que les processus récurrents peuvent être standardisés plus facilement. La transcription automatique s’intègre ainsi encore davantage dans le quotidien professionnel.

Vocabulaires personnalisés
Afin d'améliorer encore la précision de la transcription, les utilisateurs peuvent utiliser des vocabulaires personnalisés dans GoSpeech. Ils peuvent créer un vocabulaire contenant des termes spécifiques à l'entreprise, des noms de produits, des termes techniques ou d'autres expressions fréquemment utilisées, puis enregistrer le nom de ce vocabulaire dans la configuration de GoSpeech Mover. Les enregistrements téléchargés sont automatiquement traités à l’aide du vocabulaire sélectionné.

Traitement des enregistrements longs
GoSpeech Mover est également idéal pour les enregistrements longs. Au lieu d’attendre la fin d’une réunion ou d’un entretien, les enregistrements peuvent être sauvegardés en plusieurs parties. Chaque partie est transférée vers GoSpeech immédiatement après son enregistrement. Cela permet aux assistants ou aux collègues de commencer à vérifier et à éditer la transcription pendant que les parties restantes sont encore en cours d’enregistrement. Les parties suivantes sont transférées automatiquement dès qu’elles sont disponibles, ce qui accélère l’ensemble du flux de travail.

Disponible gratuitement pour les comptes GoSpeech existants
GoSpeech Mover fonctionne avec les comptes GoSpeech personnels existants. L'application est disponible gratuitement pour les utilisateurs de GoSpeech. Qu'il s'agisse d'une simple note vocale, d'une réunion régulière ou d'une séance de longue durée : grâce à GoSpeech Mover, les fichiers audio sont transcrits plus facilement et de manière automatisée. Il suffit aux utilisateurs de définir une seule fois le dossier à surveiller : GoSpeech Mover s'occupe du reste.

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