Sitzungsprotokoll schreiben – so geht es leichter

Sitzungsprotokolle schreiben gehört mit zu Ihrem Aufgabenbereich? Eine Herausforderung, die Sie gerne an Kollegen weitergeben würden? Eine Aufgabe, die Sie möglicherweise für überflüssig halten, weil die Protokolle ohnehin ungelesen in irgendwelchen E-Mail-Archiven verschwinden?

Dies stimmt so nicht ganz: Sitzungsprotokolle schreiben ist durchaus sinnvoll, da alle Anwesenden und auch Kollegen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, die wesentlichen Inhalte, getroffene Entscheidungen und die daraus resultierenden nächsten Schritte und Maßnahmen darin nachlesen können.
Was stimmt: Ein Meeting zu protokollieren kann sehr mühsam sein, wenn man unvorbereitet an die Sache herangeht.

a) Wortprotokolle werden nur noch selten angefordert. Wie der Name schon sagt, gibt ein Wortprotokoll den chronologischen Ablauf eines Meetings genau wieder. Es zu erstellen ist sehr mühsam, da der Protokollführer mit höchster Konzentration Wort für Wort erfassen muss. Früher wurde mit stenografiert, heute kann man sich mit Audiomitschnitten behelfen.

b) In Verlaufsprotokollen werden die wichtigsten Aussagen der verschiedenen Teilnehmer festgehalten, die im Rahmen der Sitzung getroffen wurden. Es umfasst den Kern der Gespräche und Debatten, um den Verlauf des Meetings mitsamt kontroverser Argumentation bis zur Beschlussfassung zu dokumentieren.

c) Ergebnisprotokolle oder Beschlussprotokolle enthalten die wesentlichen Informationen einer Sitzung in Form einer Übersicht über die gefällten Entscheidungen und Abstimmungen. Der Aufwand zur Erstellung eines Ergebnisprotokolls während des Meetings ist zwar geringer, das Erfassen und Zusammenstellen der wesentlichen Inhalte einer langen und komplexen Konferenz mit mehreren Rednern aber dennoch keine leichte Aufgabe.

a) Informieren Sie sich im Vorfeld über die geplanten Tagesordnungspunkte des Meetings. So können Sie sich schon mit den Themen vertraut machen und den Gesprächen leichter folgen.

b) Legen Sie eine Vorlage an, die bereits eine grobe Struktur bietet. Dazu gehören Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung sowie die Namen aller Teilnehmer. Listen Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte auf und tragen Ihre Gesprächsnotizen entsprechend ein. So erhalten Sie gleich eine gewisse Grundordnung und behalten später leichter den Überblick.

Jetzt kommt die eigentliche Herausforderung. Versuchen Sie gar nicht erst, Wort für Wort mitzuschreiben, dann verlieren Sie den Faden. Notieren Sie sich kurze Stichpunkte mit den wesentlichen Aussagen. Haben Sie etwas nicht verstanden, fragen Sie gleich nach. Falls möglich, nehmen Sie das Gespräch auf. Dazu klären Sie vorher ab, ob alle damit einverstanden sind und testen die Qualität und den besten Standort für Ihr Aufnahmegerät oder das Mikrofon.

Am besten ist es, wenn Sie direkt im Anschluss beginnen das Sitzungsprotokoll zu schreiben, denn dann haben Sie das Gesagte noch frisch im Kopf. Und denken Sie daran: Für das Verfassen von Sitzungsprotokollen werden Sie keinen Literaturpreis erhalten – Protokolle sollen Informationen sachlich, klar und verständlich wiedergeben. Vermeiden Sie unnötige Ausschmückungen und lange Schachtelsätze, lieber kurz und prägnant formulieren.

Falls Sie das Gespräch aufgenommen haben, können Sie sich eine langwierige manuelle Transkription ersparen, indem Sie Transkriptionssoftware auf Basis von Spracherkennung verwenden. GoSpeech stellt Ihnen das Transkript Ihrer Audio-Aufnahme innerhalb von wenigen Minuten bereit. Erste Nachbearbeitungsschritte wie z.B. die Korrektur von Fachbegriffen können Sie bequem im Editor von GoSpeech vornehmen und dort mithilfe des zweiten Editorfensters schnell und einfach ihr Sitzungsprotokoll schreiben. Hierzu können Sie die relevanten Aussagen ganz einfach per Drag an Drop in das zweite Editorfenster ziehen. Sie können den Text aber auch direkt in Ihr gewohntes Textverarbeitungsprogramm exportieren und dort bearbeiten.

Bevor Sie Ihr Sitzungsprotokoll an alle Mitarbeiter verteilen, lassen Sie es sich freigeben. Eventuell sind Nachbesserungen oder Ergänzungen erforderlich.

Sitzungsprotokolle schreiben stellt viele vor eine große Herausforderung. Zuhören, Verstehen und gleichzeitig Mitschreiben erfordern eine gute Konzentration und auch etwas Übung. Mit entsprechender Vorbereitung und Nachbereitung verliert die Aufgabe aber an Schrecken. GoSpeech ist dabei ein hilfreiches Tool – Sie können die Sitzung einfach mitschneiden und die Audio-Aufnahme anschließend von der Transkriptionssoftware in Text umwandeln lassen.

Sie haben des Öfteren mit der Erstellung von Sitzungsprotokollen zu tun? Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand – nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, GoSpeech kostenlos zu testen und lassen Sie unsere Transkriptionssoftware Ihre Audioaufnahmen transkribieren.

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