Audiodateien automatisch an GoSpeech übertragen: So funktioniert der neue GoSpeech Mover

Meetings, Sitzungen, Verhandlungen oder persönliche Sprachnotizen enthalten häufig wichtige Informationen, die anschließend dokumentiert und weiterverarbeitet werden müssen. Mit GoSpeech lassen sich solche Audioaufnahmen automatisch transkribieren. Bislang mussten die Dateien dafür jedoch zunächst ausgewählt und manuell hochgeladen werden.

Der neue GoSpeech Mover vereinfacht diesen Prozess: Er überwacht einen zuvor festgelegten Ordner und überträgt neue Audiodateien automatisch an GoSpeech. Sobald eine Aufnahme in diesem Ordner gespeichert wird, beginnt der weitere Verarbeitungsprozess – ohne dass die Datei jedes Mal manuell hochgeladen werden muss.

Ein Ordner als direkte Verbindung zu GoSpeech
Der GoSpeech Mover überwacht einen festgelegten Ordner, der mit dem persönlichen GoSpeech-Konto verbunden ist. Neue Audiodateien werden automatisch erkannt, an GoSpeech übertragen und dort zur Transkription bereitgestellt.
So lässt sich GoSpeech flexibel in bestehende Aufnahme- und Dokumentationsprozesse integrieren. Voraussetzung ist lediglich, dass die Aufnahme im überwachten Ordner gespeichert wird.

Anwendungsfall 1: Bestehende Aufnahmesysteme direkt mit GoSpeech verbinden
In vielen Sitzungs-, Verhandlungs- und Besprechungsräumen ist die notwendige Aufnahmetechnik bereits vorhanden. Die zugehörige Software zeichnet Gespräche auf und speichert die Audiodateien automatisch in einem festgelegten Ordner. Wird dieser mit dem GoSpeech Mover verknüpft, werden neue Dateien direkt an GoSpeech zur Transkription übertragen – ohne den bestehenden Aufnahmeprozess zu verändern. Das eignet sich besonders für Mehrsprecheraufnahmen, etwa in Sitzungs- und Gemeinderatssälen, Gerichten, Ausschüssen, Konferenzräumen, Interviews, Workshops oder Schulungen. Programme wie DigtaSoft Pro, Audacity oder andere Audiorekorder ermöglichen es, einen festen Speicherort für Aufnahmen festzulegen. Wird dafür der überwachte Ordner verwendet, entsteht ein durchgängiger Ablauf: aufnehmen, speichern und automatisch transkribieren lassen.

Anwendungsfall 2: Aufnahmen von mobilen Diktiergeräten übertragen
Auch Audiodateien von mobilen Diktiergeräten können über den GoSpeech Mover verarbeitet werden. Ein Beispiel ist das Digta 7 von Grundig Business Systems. Nach der Aufnahme wird das Diktiergerät mit dem Computer verbunden. Über den DSS Mover lässt sich festlegen, in welchen Ordner die Diktate beim Übertragen gespeichert werden sollen. Wird hierfür der vom GoSpeech Mover überwachte Ordner ausgewählt, werden die Audiodateien anschließend automatisch an GoSpeech weitergeleitet. Der Anwender muss die Datei somit nicht zusätzlich in GoSpeech auswählen und hochladen. Die Übergabe erfolgt im Hintergrund über den definierten Speicherordner.
Dieser Ablauf ist besonders praktisch für Personen, die Gespräche, Gedanken oder Notizen unterwegs mit einem mobilen Diktiergerät aufnehmen und die Inhalte später als Text weiterverarbeiten möchten.

Anwendungsfall 3: Audiodateien aus E-Mail-Anhängen verarbeiten
Besonders praktisch ist der GoSpeech Mover für Personen, die häufig unterwegs arbeiten. Gespräche oder Sprachnotizen können mit dem Smartphone aufgenommen und an das eigene E-Mail-Postfach gesendet werden. Während die Person noch unterwegs ist, beginnt bereits die Verarbeitung. Bei der Rückkehr steht das Transkript im Idealfall zur Prüfung, Bearbeitung oder Weitergabe bereit. Über eine E-Mail-Automatisierung lässt sich festlegen, welche Anhänge verarbeitet werden sollen, etwa anhand von Absender, Betreff, Dateiformat oder Dateiname. So kann beispielsweise eine MP3-Datei automatisch in einem festgelegten Ordner gespeichert werden. Sobald sie dort abgelegt ist, überträgt der GoSpeech Mover sie an GoSpeech. In Microsoft-Umgebungen lässt sich dieser Ablauf mit Power Automate oder Power Automate for Desktop umsetzen. Power Automate for Desktop ist in Windows 11 bereits ohne zusätzliche Kosten integriert. Auch andere E-Mail-Programme können je nach Software über Erweiterungen, Skripte oder externe Automatisierungslösungen eingebunden werden. Dabei können zusätzliche Kosten entstehen.

Dieser Workflow eignet sich beispielsweise für:

• Gesprächsnotizen nach einem Kundentermin
• Persönliche Sprachnotizen während einer Dienstreise
• Interviews oder Vor-Ort-Termine

Damit verkürzt der GoSpeech Mover nicht nur den Übertragungsweg. Er nutzt auch Reise- und Wartezeiten für die automatische Verarbeitung der Aufnahme und ermöglicht einen schnelleren Einstieg in die weitere Dokumentation.

Flexibel in bestehende Prozesse integrierbar
Der GoSpeech Mover ist nicht an eine bestimmte Aufnahmesoftware oder ein einzelnes Aufnahmegerät gebunden. Entscheidend ist, dass die erzeugte Audiodatei in dem zuvor definierten Ordner gespeichert wird. Dadurch lassen sich verschiedenste Quellen mit GoSpeech verbinden, z.B. Audio- und Aufnahmesoftware, Meeting- und Konferenzlösungen, Mobile Diktiergeräte oder Netzlaufwerke und gemeinsam genutzte Ordner. Unternehmen und Organisationen können den GoSpeech Mover damit an ihre bestehenden Abläufe anpassen, anstatt ihre Prozesse vollständig verändern zu müssen.

Weniger manuelle Arbeit, schnellere Verarbeitung
Gerade wenn regelmäßig viele Aufnahmen transkribiert werden, summiert sich der Aufwand für das manuelle Auswählen und Hochladen der einzelnen Dateien. Der GoSpeech Mover reduziert diese wiederkehrenden Arbeitsschritte. Das bedeutet: Audiodateien müssen nicht einzeln in GoSpeech hochgeladen werden, und neue Aufnahmen werden automatisch erkannt. Bestehende Aufnahmeprozesse können weiterverwendet werden, während sich unterschiedliche Aufnahmequellen über einen zentralen Ordner zusammenführen lassen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Dateien schneller für die Transkription und Bearbeitung bereitstehen und wiederkehrende Abläufe einfacher standardisiert werden können. Damit wird die automatische Transkription noch stärker in den Arbeitsalltag integriert.

Benutzerdefinierte Vokabulare
Um die Genauigkeit der Transkription weiter zu verbessern, können Benutzer benutzerdefinierte Vokabulare in GoSpeech verwenden. Sie können ein Vokabular mit unternehmensspezifischen Begriffen, Produktnamen, Fachbegriffen oder anderen häufig verwendeten Ausdrücken erstellen und anschließend den Namen des Vokabulars in der GoSpeech Mover Konfiguration hinterlegen. Hochgeladene Aufnahmen werden automatisch mit dem ausgewählten Vokabular verarbeitet.

Verarbeitung langer Aufzeichnungen
Der GoSpeech Mover eignet sich auch ideal für lange Aufzeichnungen. Anstatt zu warten, bis eine komplette Besprechung oder ein Interview beendet ist, können Aufnahmen in mehreren Teilen gespeichert werden. Jeder Teil wird direkt nach dem Speichern an GoSpeech übertragen. Dadurch können Assistenten oder Kollegen bereits mit der Überprüfung und Bearbeitung der Transkription beginnen, während die restlichen Teile noch aufgenommen werden. Weitere Teile werden automatisch übertragen, sobald sie verfügbar sind, und beschleunigen so den gesamten Workflow.

Für bestehende GoSpeech-Konten kostenlos verfügbar
Der GoSpeech Mover funktioniert mit bestehenden persönlichen GoSpeech-Konten. Für GoSpeech-Anwender steht die Anwendung kostenlos zur Verfügung. Ob einzelne Sprachnotiz, regelmäßige Besprechung oder umfangreiche Sitzung: Mit dem GoSpeech Mover gelangen Audiodateien einfacher und automatisiert zur Transkription. Anwender legen einmal fest, welcher Ordner überwacht werden soll – den Rest übernimmt der GoSpeech Mover.

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